Geschäftsordnung

Artikel 13 der Ordensregel schreibt vor, dass eine Geschäftsordnung die inneren Verwaltungsangelegenheiten der Weinbruderschaft der Pfalz zu regeln hat.

I. Der Kleine Konvent:

1. Der Ordensmeister hat den Kleinen Konvent mit den Ordensräten und Komturen - Kleine Mitgliederversammlung - mindestens zweimal im Jahr einzuberufen. Der Kleine Konvent ist außerdem innerhalb eines Monats einzuberufen, wenn ein Drittel seiner Mitglieder dies unter Angabe des Zwecks und der Gründe schriftlich verlangt.

2. Den Vorsitz führt der Ordensmeister, bei dessen Abwesenheit der Ordenskanzler. Die Versammlung fasst ihre Beschlüsse mit einfacher Stimmenmehrheit, bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden.

3. Außer den in der Ordensregel Artikel 5 Ziffer 3 festgelegten Aufgaben des Kleinen Konvents ist die Wahl von zwei Kassenprüfern, die nicht diesem Gremium angehören dürfen, auf die Dauer von 3 Jahren durchzuführen.

4. Der kleine Konvent kann bei außergewöhnlich großen Verdiensten den Ehrentitel Grossmeister verleihen. Dieser Titel kann nur einmal an Lebende verliehen werden. Der Grossmeister ist zu allen Sitzungen des Kapitels und des kleinen Konvents einzuladen. Er hat dort Stimmrecht.

 

II.  Das Ordenskapitel:

1. Der Ordensmeister repräsentiert die Weinbruderschaft und hat den Vorsitz in den Versammlungen des Großen und Kleinen Konvents. Er hat das Ordenskapitel mindestens dreimal im Jahr einzuberufen. Im übrigen gelten hierzu die Bestimmungen unter I.1. und I.2. sinngemäß.

2. Der Ordenskanzler ist der ständige Vertreter des Ordensmeisters. Er gibt im Einvernehmen mit dem Ordensmeister die Richtlinien für die übrigen Mitglieder des Ordenskapitels bekannt.

3. Der Kapitelmeister ist der Stellvertreter des Ordenskanzlers. Ihm obliegt die Pflege der Verbindungen zu den Komtureien und Weinbruderschaften im In- und Ausland.

4. Der Schatzmeister leitet den gesamten finanziellen Bereich der Weinbruderschaft und schlägt der Kleinen Mitgliederversammlung den Haushalt für das kommende Rechnungsjahr zur Beschlussfassung vor. Zu seinen Aufgaben gehören insbesondere:

a) Führung der Buchhaltung einschließlich aller erforderlichen Anlagen,

b) Führung einer Mitgliederkartei zur Erfassung der Beitragszahlungen,

c) die Überwachung der besonders geführten Konten, Nebenkassen und Aufzeichnungen z. B. Ordenshaus, Secretarius, Kellermeister,

d) Aufnahme der Bestände jeweils zum Ende des Geschäftsjahres.

Der Schatzmeister hat innerhalb 10 Wochen nach Ablauf des Geschäftsjahres den Jahresabschluss mit Aufwands- und Ertragsrechnung zu erstellen und ihn dem Vorstand nach Fertigstellung vorzulegen.

Er ist für alle Geldkonten gemeinsam mit einem weiteren, vom Ordensmeister oder Ordenskanzler zu benennenden Weinbruder zeichnungsberechtigt.

5. Der Secretarius ist verantwortlich für den laufenden Schriftverkehr in Übereinstimmung mit dem Ordensmeister. Zu seinen Aufgaben gehören insbesondere:

a) Führung und Ergänzung des Mitgliederverzeichnisses, Neuerstellung nach jeweils 3 Jahren.

b) Erstellung der Termine für die Montagsweinrunden, in Zusammenarbeit mit dem Ordenskanzler,

c) Erfassung und Bearbeitung der Bewerbungen für die Aufnahme in die Weinbruderschaft,

d) Erstellung des Jahresberichtes für den Ordenstag,

e) Führung der Portokasse.

6. Der Chronist sammelt alle Unterlagen in Bild, Schrift und Ton über die Weinbruderschaft im Archiv. Er erstellt die Sitzungsprotokolle, die in der folgenden Sitzung verlesen und genehmigt werden müssen. Die Protokolle sind im Archiv zu hinterlegen.

7. Der Zeremonienmeister ist für das Zeremoniell bei den Veranstaltungen der Weinbruderschaft verantwortlich. Er verwaltet die Ordensinsignien.

8. Der Kellermeister ist verantwortlich für die Große Pfalzweinprobe des 

Deutschen Weinlesefestes. Zu weinbezogenen Veranstaltungen ist sein fachlicher Rat einzuholen.

8. Der Bruderschaftsmeister ist verantwortlich für die Organisation der Veranstaltungen der Weinbruderschaft.

9. Der Webmaster ist für den Internetauftritt der Weinbruderschaft der Pfalz zuständig.

10. Die Kapitulare für besondere Aufgaben erhalten diese von Fall zu Fall durch den Ordensmeister bzw. seinen Vertreter.

Die Kassenprüfung und die Entgegennahme des Jahresabschlusses haben nach Schluss des Kalenderjahres zu erfolgen.

Die Entlastung des Vorstandes durch die Kleine Mitgliederversammlung ist alljährlich vorzunehmen und dem Großen Konvent am Ordenstag bekanntzugeben.

 

III. Ordenshaus:

1. Das Ordenshaus in Neustadt an der Weinstraße, Marktplatz 11 / Juliusplatz, dient der Weinbruderschaft für ihre Veranstaltungen.

2. Veranstaltungen außerhalb dieser Regelung bedürfen der persönlichen Zustimmung des Ordensmeisters.

3. Der Ordensmeister beruft auf die Dauer von 3 Jahren den Chef des Ordenshauses aus dem Kreis der Kapitulare, auf dessen Vorschlag 3 weitere Weinbrüder als Mitarbeiter für die Dauer von 3 Jahren.

4. Der Chef des Ordenshauses ist dem Ordensmeister unmittelbar unterstellt. Zu seinen Aufgaben gehört die Verwaltung des Hauses. Er regelt nach Absprache mit dem Ordensmeister den Ein- und Verkauf von Getränken und den dazugehörigen Verzehr. Er ist zusammen mit einem vom Ordensmeister zu benennenden Mitarbeiter des Chefs des Ordenshauses bzw. einem Mitglied des Kleinen Konvents zeichnungsberechtigt für das Konto "Ordenshaus".

5. Die Abrechnung für das Ordenshaus erfolgt gesondert. Es werden eine eigene Kasse und Buchhaltung geführt. Am Jahresende werden nach Prüfung durch die Kassenprüfer die Ergebnisse in die Buchhaltung des Schatzmeisters übertragen.

6. Erforderliche Investitionen sind mit dem Ordensmeister abzusprechen und bedürfen über 500,- Euro der Zustimmung des Vorstandes.

7. Der Chef des Ordenshauses erstellt für den reibungslosen Ablauf der Geschäftstätigkeit im Ordenshaus einen Organisationsplan.